Hvordan AU håndterer 80.000 årlige tilmeldinger med event-booking platformen Eventværk
Aarhus Universitet administrerer cirka 80.000 tilmeldinger fordelt på 2.400 arrangementer om året. Med op mod 400 administrative brugere og en meget bred deltagerskare, som strækker sig lige fra undervisere, internationale forskere til studerende og erhvervsfolk, er behovet for en robust og brugervenlig bookingplatform til events kritisk.
AU’s konkrete behov til Eventværk
Aarhus Universitet havde behov for en platform med:
- Mulighed for forskellige arrangementstyper – gratis, tilkøb mm.
- Fleksibilitet i momshåndtering på fakturalinje-niveau
- Integration til universitetets økonomisystem (Navision Stat)
- Betalingsopfølgning inden for regnskabsafdelingens standardprocesser
Zarema, som er IT projektleder på AU fortæller: "Det var afgørende at finde et system, der kan understøtte tilmeldinger til både gratis og betalbare arrangementer, og som kan håndtere tilmeldingsflows for forskellige kategorier af deltagere på samme arrangement."
Løsningen: Eventværk
Efter en EU udbudsproces, valgte Aarhus Universitet Ephort's Eventværk-platform baseret på bedste kvalitet til prisen. Platformen er blevet tilpasset til AU's specifikke behov med fokus på tre kritiske områder:
1: Fleksibilitet i håndteringen af arrangementer
Eventværk understøtter AU's meget forskelligartede arrangementer:
- Mulighed for forskellige deltagertyper; fx standard og VIP
- Mulighed for kun at have én type deltager
- Differentierede momssatser på tilkøb
2: Integration til Navision Stat
Den vigtigste nyskabelse for AU er den direkteintegration til deres økonomisystem, hvilket betyder at:
- Fakturering, kreditering og betalingsopfølgning håndteres nu af AUs regnskabsafdeling
- Håndtering af økonomidata er blevet automatiseret og kvalitetssikret
- Systemet støtter AU’s standardiserede betalingsflow
- Momsen beregnes individuelt for hver ordrelinje
3: Integreret betalingsløsning
Eventværk har implementeret Nets Easy sombetalingsløsning, så AU kan tilbyde fleksible betalingsmuligheder tilpasset deltagernes præferencer.
- Betaling kan ske med betalingskort og MobilePay
- Løsningen understøtter også, at organisationer og virksomheder kan betale via faktura
- AU kan dermed tilbyde deltagere den betalingsform, som de foretrækker
Brugervenlig grænseflade
Aarhus Universitet har 300-400 brugere, hvoraf mange kun opretter arrangementer lejlighedsvist. Derfor var en brugervenlig platform kritisk:
"Det er vores indtryk, at Eventværk har en meget logisk opbygning og nemt kan anvendes af brugere, der kun har behov for at oprette arrangementer lejlighedsvist," siger Zarema Rottenburg, IT-projektleder AU.
Platformen giver en enkel og intuitiv brugeroplevelse med få klik og undermenuer.
Sikkerhed og GDPR
I henhold til GDPR-reglerne var det afgørende for AU, at alle data opbevares inden for EU – et krav som Eventværk fuldt ud opfylder.
Det var afgørende at finde et system, der kan understøtte tilmeldinger til både gratis og betalbare arrangementer, og som kan håndtere tilmeldingsflows for forskellige kategorier af deltagere på samme arrangement
Resultater
Aarhus Universitet forventer konkrete forbedringer på flere områder med Eventværk som platform til håndtering af deres events:
Skalerbarhed uden øget support:
- Udvidelse af brugergruppen fra 300 til 400 uden at øge supportbelastningen
- Intuitiv platform der reducerer behovet for træning og support
Bedre økonomistyring:
- Professionel håndtering af betalingsopfølgning gennem regnskabsafdelingen
- Automatisering der reducerer manuelle processer og fejl
- Præcis momsberegning på hver fakturalinje
Overblik og effektivitet:
Eventværk giver mulighed for tilmelding, kommunikation og økonomi i én løsning.
"Det er rigtig vigtigt, at vi har et godt overblik over samtlige arrangementer, deltagere og betalinger," fremhæver Zarema Rottenburg, IT projektleder, AU.
Eventværk opfylder alle krav fra Aarhus Universitet
Med 80.000 årlige tilmeldinger er stabilitet, brugervenlighed og økonomisk integration ikke bare nice-to-have – det er forudsætningen for at kunne levere et professionelt arrangement-setup, der fungerer hver gang.
Om Aarhus Universitet: Aarhus Universiteter er et af Nordens førende forskningsuniversiteter med ca. 37.000 studerende og 8.700 ansatte (årsværk). Universitetet afholder årligt omkring 2.400 arrangementer med i alt 80.000 deltagere.
Om Eventværk: Eventværk er udviklet af IT-virksomheden Ephort, og er en dansk platform til håndtering af tilmeldinger, kommunikation og økonomi for arrangementer. Platformen bruges af organisationer, der har behov for at håndtere mange arrangementer på tværs af store brugergrupper med fokus på sikkerhed og integration til eksisterende systemer.
.png)
.png)
Læs mere om andre kunders succes med Eventværk
Kundecases vil løbende være tilgængelige herunder.
Få en uforpligtende introduktion til Eventværk
Er du nysgerrig på, om Eventværk passer til jeres organisation? Vi tilbyder en kort, uforpligtende gennemgang af platformen, hvor vi viser de funktioner, der er mest relevante for jer, og hvordan løsningen kan implementeres i jeres organisation.